Zarząd Budynków Mieszkalnych w Suwałkach TBS sp. z o.o. prowadzi rejestr skarg i wniosków, ewidencje najemców i właścicieli lokali mieszkalnych i użytkowych oraz ewidencję zadłużeń w opłatach za lokale mieszkalne i użytkowe.

Spółka prowadzi zakładową składnicę akt, w której gromadzona i ewidencjonowana jest dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania.

Udostępnianie informacji z rejestrów, ewidencji i składnicy akt następuje na pisemny wniosek strony lub instytucji, z zachowaniem postanowień przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o tajemnicy państwowej i służbowej.