Dział Organizacji i Rozwoju
Dominika Szymanowska - kierownik Działu Organizacji i Rozwoju
Tel: (87) 563 50 19
Do zadań Działu Organizacji i Rozwoju należą zadania z zakresu:
1) organizacji pracy:
a) opracowywanie dokumentów związanych z organizacją Zarządu (umowa Spółki, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania, regulamin pracy itp.) oraz bieżąca ich aktualizacja,
b) opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych (uchwał, zarządzeń),
c) wdrażanie nowych systemów wynagradzania,
d) prowadzenie bieżącej kontroli przestrzegania dyscypliny pracy,
e) prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
2) spraw pracowniczych i socjalnych:
a) planowanie i bilansowanie potrzeb kadrowych,
b) rekrutacja, dobór i rozmieszczenie kadr wraz ze sporządzeniem i kompletowaniem dokumentów,
c) przygotowanie planu szkoleń, ich organizacja, realizacja i nadzór w ramach przyznanych środków,
d) przygotowywanie umów o pracę, wypowiedzeń, świadectw pracy oraz innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy,
e) prowadzenie akt osobowych,
f) prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów i absencji zatrudnionych pracowników,
g) współpraca z Komisją Socjalną w zakresie gospodarowania zakładowym funduszem socjalnym,
h) prowadzenie spraw z tworzeniem i wykorzystywaniem zfśs, w tym opracowywanie planu wydatków oraz przyjmowanie wniosków o uzyskanie świadczenia z zfśs,
i) opieka nad emerytami i rencistami - byłymi pracownikami,
j) współpraca ze związkami zawodowymi;
3) rozwoju i marketingu:
a) współudział w przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie projektów inwestycyjnych, remontowych oraz pozostałych niezbędnych dokumentów aplikacyjnych,
b) współudział w przygotowywaniu wniosków o udzielenie finansowania zwrotnego oraz kredytowego w zakresie planowanych inwestycji,
c) przygotowywanie projektów umów oraz informacji związanych z realizacją i wdrażaniem rządowych programów budownictwa mieszkaniowego,
d) przygotowywanie analiz i informacji biznesowych na potrzeby projektów inwestycyjnych,
e) opracowywanie oraz współudział w przygotowywaniu informacji wynikających z prowadzonej przez Spółkę współpracy z instytucjami finansowymi,
f) współudział o przygotowaniu rocznych planów rzeczowo-finansowych Spółki oraz planów wieloletnich (strategii rozwoju),
g) inicjowanie działań, wspierających promocję działalności Spółki,
h) planowanie i realizacja działań marketingowo-promocyjnych – tworzenie wizerunku firmy, dobór optymalnych narzędzi, bieżąca analiza wyników,
i) redagowanie artykułów i aktualizacja strony WWW,
j) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej oraz wewnętrznej sieci intranet;
4) obsługi organizacyjno-technicznej organów Spółki:
a) prowadzenie księgi protokołów i uchwał Zarządu Spółki,
b) prowadzenie rejestru zarządzeń Zarządu Spółki,
c) prowadzenie księgi protokołów i uchwał Zgromadzenia Wspólników oraz Rady Nadzorczej,
d) przechowywanie książki kontroli Spółki;
5)zapewnienia pomocy prawnej:
a) udzielania porad, wydawania opinii prawnych i wyjaśnień dotyczących stosowania obowiązujących przepisów prawnych,
b) informowania Prezesa Zarządu:
- o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Spółki,
- o uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień.
c) opiniowania i parafowania projektów uchwał Rady Miejskiej w Suwałkach, Zgromadzenia Wspólników, Rady Nadzorczej oraz regulaminów, umów i innych aktów wewnętrznych Spółki,
d) przygotowywania pism procesowych,
e) nadzoru nad postępowaniem egzekucyjnym,
f) prowadzonej działalności przez poszczególne komórki organizacyjne Spółki, a w szczególności dotyczącej:
- windykacji należności,
- eksmisji z lokalu,
- zamówień publicznych,
- spraw pracowniczych,
- zawierania, wypowiadania, rozwiązywania umów najmu, dzierżawy i użyczenia;
6) obsługi informatycznej:
a) planowanie środków finansowych na potrzeby utrzymania i rozwijania systemu komputerowego poprzez współpracę z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Zarządu,
b) sporządzanie planu zakupów sprzętu i usług informatycznych,
c) współpraca z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji oraz z Administratorem Systemu Informatycznego w sprawie należytego zabezpieczenia, przechowywania i utrwalanie danych zapisanych w postaci cyfrowej, zapewniającej ich ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym ich rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, oraz regulowaniem dostępu do sieci komputerowej;
d) Administrator Systemu Informatycznego ma za zadanie:
- nadzór i kontrola nad usługami obcymi w zakresie usług informatycznych,
- prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego,
- inicjowanie nowych rozwiązań w zakresie informatyzacji,
- administrowanie siecią teleinformatyczną,
- utrzymanie i rozwój lokalnej sieci komputerowej obejmujące okablowanie strukturalne budynków Zarządu oraz urządzenia aktywne zapewniające prawidłowe funkcjonowanie sieci,
- utrzymanie i rozwój łączy transmisji danych,
- zarządzanie dostępem do Internetu,
- nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego - utrzymanie ciągłości pracy stacji roboczych,
- instalacja i konfiguracja stacji roboczych, urządzeń peryferyjnych, oprogramowania biurowego oraz poczty elektronicznej,
- udzielania pomocy w problemach związanych z eksploatacją stacji roboczych, urządzeń peryferyjnych, w tym naprawy bieżące,
- przyjmowanie zgłoszeń awarii sprzętu komputerowego i oprogramowania,
- administrowanie serwerami, bazami danych,
- nadzór nad eksploatacją oprogramowania, w tym:
. zarządzanie dostępem do oprogramowania,
. wsparcie użytkowników w zakresie eksploatacji,
. koordynacja i nadzór nad modyfikacjami wykonywanymi przez firmy zewnętrzne;
7) administracyjno-gospodarczych:
a) zapewnienie sprawnego obiegu korespondencji i dokumentów Zarządu,
b) zabezpieczenie obsługi kancelaryjnej, centrali telefonicznej oraz powielania pism,
c) administrowanie majątkiem siedziby Zarządu,
d) prowadzenie książek obiektów budowlanych siedziby Zarządu,
e) wyposażenie biur w urządzenia, materiały, przedmioty pracy,
f) prowadzenie zakładowej składnicy akt,
g) prenumerata czasopism, wydawnictw i publikacji,
h) zlecanie napraw i konserwacji sprzętu, maszyn i urządzeń będących na wyposażeniu Zarządu,
i) realizacja umów na użytkowanie prywatnych samochodów w celach służbowych; prowadzenie ewidencji oraz rozliczanie limitu kilometrów w ramach zawartych z pracownikami umów;
8) obsługi BHP, ppoż.:
a) zgłaszanie wniosków do Prezesa Zarządu w zakresie bhp, ppoż. i poprawy warunków pracy oraz zabezpieczenia mienia zakładu z chwilą stwierdzenia nieprawidłowości,
b) kontrola urządzeń zabezpieczających mienie i sprzętu przeciwpożarowego dwa razy w roku,
c) czuwanie nad przestrzeganiem przez wszystkich pracowników przepisów BHP i ppoż. wynikających z aktualnej instrukcji ppoż.,
d) udzielanie instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego i szkolenia okresowego w zakresie bhp i ppoż.,
e) nadzór i organizacja spraw związanych z badaniami przyczyn wypadków, chorób zawodowych oraz sporządzanie niezbędnej dokumentacji,
f) kontrola wykonania wstępnych i okresowych badań lekarskich,
g) udział w komisjach ds. okresowych przeglądów i opracowywanie zaleceń pokontrolnych w zakresie BHP, i ppoż.,
h) sporządzanie sprawozdawczości i przechowywanie dokumentacji związanej ze sprawami BHP, ppoż. i zabezpieczenia mienia;
9) obrony cywilnej:
a) opracowanie planów specjalistycznych w zakresie obrony cywilnej,
b) szkolenie pracowników w zakresie działania sił obrony cywilnej z chwilą ich wyznaczenia oraz współpraca z właściwymi jednostkami w zakresie zabezpieczenia realizacji planów obrony cywilnej;
