Teresa Słabińska-Kutyło - Główny Księgowy

Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy:
1)    prowadzenie obsługi finansowej Zarządu:
  a)    odbieranie, weryfikacja, księgowanie wyciągów bankowych,
  b)    przygotowywanie przelewów, czeków, realizowanie płatności zakładu;
2)    organizowanie i prowadzanie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami:
  a)    rejestracja operacji gospodarczych (faktur, rachunków, not),
  b)    kontrola formalna i rachunkowa ( w przypadku pomyłek, błędów wystawianie not korygujących),
  c)    bieżąca dekretacja i rejestracja zaakceptowanych merytorycznie dokumentów w oparciu o zasady zawarte w zakładowej polityce rachunkowości jak i wytycznych zawartych w zakładowym planie kont,
  d)    ewidencja dokumentów wystawianych przez komórki organizacyjne (faktury VAT, noty księgowe, noty odsetkowe, PK),
  e)    wystawianie i ewidencjonowanie wewnętrznych dokumentów Zarządu (noty, PK) celem odzwierciedlenia wszystkich zdarzeń gospodarczych;
3)    przygotowywanie list płac dla pracowników i zleceniobiorców, w szczególności:
  a)    naliczanie wynagrodzeń za pracę, wynagrodzeń za czas choroby i zasiłków,
  b)    prowadzenie niezbędnej dokumentacji w zakresie wypłat dla pracowników, wydawanie zaświadczeń pracownikom dotyczących naliczeń z funduszu płac,
  c)    naliczanie, odprowadzanie należnych składek ZUS, dokonywania rozliczeń z Urzędem Skarbowym,
  d)    sporządzanie druków Rp-7 i odpisów zaświadczeń
  e)    naliczanie, odprowadzanie należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (dot. płac),
  f)    sporządzanie i wydawanie pracownikom kart wynagrodzeń,
  g)    realizowanie potrąceń z wynagrodzenia pracownika,
  h)    wypłata wynagrodzeń (przygotowywanie przelewów i czeków),
  i)    sporządzanie deklaracji rocznych zawierających informację o łącznych przychodach pracownika i zaliczce na podatek dochodowy;
4)    prowadzenie ewidencji szczegółowej w zakresie posiadanego majątku Zarządu:
  a)    prowadzenie szczegółowej ewidencji środków trwałych, wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych,
  b)    naliczanie odpisów amortyzacyjnych,
  c)    ewidencjonowanie zmian zasobów w oparciu o dostarczone do Działu druki OT, PT, LT;
5)    terminowe przygotowanie okresowych informacji i współudział w przygotowaniu okresowych sprawozdań:
  a)    na potrzeby GUS,
  b)    na potrzeby Urzędu Skarbowego (CIT, VAT),
  c)    na potrzeby naliczenia podatku od nieruchomości,
  d)    na potrzeby Urzędu Miejskiego w Suwałkach (np. informacja o stanie mienia komunalnego),
  e)    bilans i rachunek zysków i strat Zarządu,
  f)    zestawienia zmian funduszu Zarządu;
6)    prowadzenie księgowości i obsługa finansowa wspólnot mieszkaniowych zarządzanych przez Zarząd, a w szczególności:
  a)    rejestracja dokumentacji księgowej zewnętrznej (faktur, rachunków, not),
  b)    dokonywanie kontroli formalnej i rachunkowej dokumentów księgowych.
  c)    bieżące ewidencjonowanie dokumentów księgowych z zachowaniem chronologii zapisów.
  d)    analiza oraz rozliczanie kosztów dotyczących nieruchomości wspólnej.
  e)    rozliczanie kosztów utrzymania indywidualnych lokali.
  f)    ewidencja dokumentów wystawianych przez komórki organizacyjne (rachunki, noty obciążeniowe).
  g)    wystawianie i ewidencjonowanie wewnętrznych dokumentów (noty, polecenie księgowania) celem odzwierciedlenia    wszystkich zdarzeń gospodarczych.
  h)    wystawianie i ewidencja rachunków z tytułu wynajmu części wspólnych nieruchomości.
  i)    prowadzenie rejestru rachunków.
  j)    prowadzenie ewidencji sprzedaży.
  k)    prowadzenie rachunku bankowego wspólnoty i dokonywanie rozliczeń poprzez ten rachunek.
  l)    odbieranie, weryfikacja, księgowanie wyciągów bankowych.
  m)    lokowanie nadwyżki środków finansowych wspólnoty na lokacie bankowej.
  n)    naliczanie, odprowadzanie należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych (dot. wspólnot mieszkaniowych).
  o)    sporządzanie deklaracji podatkowych CIT w imieniu wspólnot mieszkaniowych.
  p)    sporządzanie sprawozdań finansowych wspólnot mieszkaniowych.
  q)    opracowywanie planów gospodarczych wspólnot mieszkaniowych.
  r)    przygotowywanie materiałów do rocznych zebrań wspólnot wraz z wykazem poszczególnych kosztów poniesionych w danym okresie.
  s)    gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji rachunkowości.
  t)    prowadzenie spraw właścicieli.
  u)    rozliczanie właścicieli lokali z tytułu dostawy wody i odprowadzenia ścieków, a w szczególności:
   •    rozliczanie lokali opomiarowanych i nieopomiarowanych znajdujących się we wspólnotach mieszkaniowych administrowanych przez Zarząd.
   •    przyjmowanie interesantów w sprawach reklamacji i skarg dotyczących rozliczania dostawy wody i odprowadzenia ścieków.
   •    uzgadnianiu sald na indywidualnych kartotekach właścicieli lokali.
   •    prowadzenie korespondencji z właścicielami w/w zakresie,
  v)    ubezpieczanie majątku wspólnot mieszkaniowych i nieruchomości gminnych zarządzanych przez Zarząd,
  w)    wprowadzanie danych do portalu sprawozdawczego GUS w zakresie sprawozdawczości statystycznej wspólnot mieszkaniowych;
7)    kontrola rachunków i innych dokumentów zawierających naliczenia pod względem formalno-rachunkowym za lokale gminne znajdujące się we wspólnotach mieszkaniowych nie zarządzanych przez Zarząd, a w szczególności:
  a)    dokonywanie kontroli formalnej dokumentów księgowych otrzymywanych od zarządców wspólnot mieszkaniowych,
  b)    kontrola merytoryczna oraz rachunkowa otrzymywanych rozliczeń za lokale komunalne znajdujące się we wspólnotach nie zarządzanych przez Zarząd,
  c)    sprawdzanie w dokumentacji księgowej stawek z tytułu zaliczki eksploatacyjnej oraz funduszu remontowego z uchwałami wspólnot mieszkaniowych,
  d)    kontrolowanie i uzgadnianie powierzchni lokali gminnych w programie ewidencji lokali z dokumentami wystawianymi przez zarządców z uwzględnieniem prawidłowości wygaszania aktywności płatników z wykazami Urzędu Miejskiego w Suwałkach,
  e)    prowadzenie korespondencji w w/w zakresie z zarządcami wspólnot oraz poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Zarządu;
8)    w zakresie czynszów i innych opłat należy:
  a)    prowadzenie całokształtu rozliczeń finansowych związanych z opłatami z tytułu czynszu, oraz świadczeń za lokale mieszkalne w tym lokale socjalne i pomieszczenia tymczasowe, lokale użytkowe, nieruchomości gruntowe i garaże,
  b)    kontrola merytoryczna oraz rachunkowa otrzymywanych rozliczeń za lokale komunalne znajdujące się we wspólnotach nie zarządzanych przez Zarząd,
  c)    sporządzanie oraz wysyłanie do lokatorów zawiadomień o dokonywanych rozliczeniach,
  d)    dokonywanie rozliczeń liczników głównych i indywidualnych w programie do administrowania i rozliczania zasobów lokalowych,
  e)    uzgadnianie sald właściwych kont, weryfikowanie zgodności wpłat, wypłat, przeksięgowań, przypisów sprzedaży. Uzgadnianie salda na koniec każdego miesiąca. Windykacja dotyczy należności ewidencjonowanych na kontach rozrachunkowych,
  f)    dokonywanie rozliczenia lokali nieopomiarowanych gminnych znajdujących się we wspólnotach nie zarządzanych przez Zarząd,
  g)    sporządzanie oraz wysyłanie do lokatorów zawiadomień o dokonywanych rozliczeniach,
  h)    przyjmowanie interesantów w sprawach reklamacji i skarg dotyczących rozliczeń finansowych,
  i)    uzgadnianiu sald na indywidualnych kartotekach lokatorów,
  j)    prowadzenie korespondencji z lokatorami w w/w zakresie;
9)    fakturowanie sprzedaży z tytułu czynszów, i świadczeń lokali użytkowych oraz prowadzenie rejestrów sprzedaży;
10)    comiesięczne uzgadnianie sprzedaży i sald na właściwych kontach oraz przygotowanie danych do bilansu rocznego wraz z uzgodnieniem pozostałych kont;
11)    przyjmowanie i załatwianie skarg, interwencji i korespondencji najemców zakresie uzgadniania sald oraz windykacji należności;
12)    opracowywanie okresowych informacji i sprawozdań oraz współudział w przygotowywaniu okresowych sprawozdaniach;
13)    prowadzenie niezbędnej dokumentacji w zakresie zadań działu;
14)    w zakresie planowania i analiz należy:
  a)    opracowywanie we współpracy z pozostałymi komórkami organizacyjnymi planów finansowych Zarządu, koordynacja prac i przekazywanie wytycznych w tym zakresie, instruktażu i bieżący nadzór,
  b)    ocena zdolności realizacji tego planu pod kątem wpływów i wydatków,
  c)    przygotowywanie propozycji i opracowywanie projektów zmian w planie finansowym Zarządu,
  d)    opiniowanie, pod kątem zgodności z planem finansowym Zarządu, wniosków komórek organizacyjnych dotyczących wydatkowania środków,
  e)    opiniowanie, pod katem zgodności z przepisami, projektów zmian w układzie wykonawczym planu finansowego Zarządu wnioskowanych i opracowywanych przez komórki organizacyjne,
  f)    utrzymywanie współpracy z Urzędem Miejskim w Suwałkach w sprawach związanych z planowaniem i realizacją planu finansowego Zarządu, obejmującej w szczególności realizację i rozliczenie dotacji,
  g)    sporządzanie okresowych analiz i sprawozdań z realizacji planów,
  h)    prowadzenie bieżącej analizy gospodarki finansowej zarządu i przedkładanie okresowych raportów Prezesowi Zarządu,
  i)    przedkładanie Prezesowi Zarządu okresowych analiz ekonomicznych i przedstawianie wniosków z nich wynikających,
  j)    przygotowanie wniosku do Prezydenta Miasta Suwałk o podwyżkę stawek czynszu w  komunalnych lokalach mieszkalnych,
  k)    koordynowanie poprawności funkcjonowania systemu informatycznego, a w szczególności:
    •    uzgadnianie baz najemców i bazy wspólnot mieszkaniowych,
    •    sprawdzanie poprawności wprowadzania danych.
    •    uzgadnianie powierzchni użytkowej lokali;
15)    analiza i monitorowanie kosztów na budynkach - sporządzanie kalkulacji stawek opłat z tytułu, czynszu, wywozu nieczystości, zaliczek centralnego ogrzewania i ciepłej wody, zimnej wody i kanalizacji, gazu;
16)    prowadzenie rozliczeń centralnego ogrzewania poprzez:
  a)    koordynowanie przekazywanych rozliczeń centralnego ogrzewania w budynkach zarządzanych przez „obcych” zarządców,
  b)    udzielanie odpowiedzi na odwołania od rozliczeń centralnego ogrzewania,
  c)    rozliczanie kosztów centralnego ogrzewania, według powierzchni w budynkach gminnych nieopomiarowanych.